Nachdem wir unser Gewerbe angemeldet haben und bereits wissen, welche Steuern wann auf uns zu kommen können, kommen wir heute zum wesentlichen ersten Punkt in unserer Selbstständigkeit. Unter welchem Namen darf ich eigentlich auftreten und wie muss ich meine Rechnung schreiben. 

Immer wieder kommt die Frage auf: darf ich mich auch als Kleinunternehmer unter einem Fantasienamen führen? Die Antwort lautet ja mit Einschränkungen. Eine GmbH kann, wie allseits bekannt, unter jeglichen Namen auftreten und muss hierbei nur Ihre Geschäftsform, also die GmbH mit angeben. Die Namen der Inhaber müssen hierbei nicht mit ausgewiesen sein (außer beim Impressum beispielsweise). Anders ist dies bei Einzelunternehmern oder bspw. einer GbR. Die Tatsächliche Firmenbezeichnung sind hier eure Namen. Euer Vor- und Nachname ist somit euer offizieller Firmenname. Nun möchtet ihr aber einen Namen führen, welcher auch im Zusammenhang mit eurer Tätigkeit steht. Dies dürft ihr machen. Worauf ihr dabei achten müsst sind folgende Dinge: 

Euren Firmennamen darf es nicht schon geben.

Ihr müsst immer gleichzeitig mit euren realen Namen auftreten.

Auch auf sämtlichen Briefen etc. muss euer Name sichtbar sein.

Ob euer Firmenname bereits vergeben ist könnt ihr HIER prüfen. Achtet gleichzeitig darauf, auf die Firmenwahrheit zu achten. Also verwendet den Zusatz "Großhandel" auch nur wenn ihr wirklich einer seid. Um die Sache mit den Namen noch einmal zu verdeutlichen: Ich trete unter Computerkurs Chemnitz auf. Diese Internetadresse beläuft sich darauf und auch auf meinen Rechnungen findet man mein Logo. Jedoch findet man gleichzeitig überall auch meinen Namen, also Computerkurs Chemnitz, Susan Strebe. Wenn ihr euch daran haltet, ist es völlig legitim einen Fantasienamen zu verwenden. Für eure Steuererklärung und sämtliche andere Bürokratie verwendet ihr aber euren Namen, da ihr unter diesem auch eingeordnet werdet. Euer Fantasiename hat hier keinerlei Relevanz. Auch bei der Gewerbeanmeldung interessiert der geplante Fantasiename nicht. 

Nun seid ihr so weit. Ihr habt eueren Gewerbeschein, euren Namen, evtl eine Webseite und Marketingmaterialien, euer erste Kunde kommt und ihr schreibt eure erste Rechnung. Um eine Steuererklärung richtig machen zu können, müsst ihr bereits bei der Erstellung eurer Rechnung auf diverse Details achten. Was gehört also in eine korrekte Rechnung? 

Eure Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG beinhalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”.

Wichtig sind hier zu erwähnen, die fortlaufende Rechnungsnummer. Diese kann jedoch auch zb. im Format jjjj,mm,Nummer erfolgen, also für eine Rechnung von heute: 20170501, die nächste wäre dann 20170502. Das könnt ihr frei wählen, wichtig ist, dass keine Rechnungsnummer doppelt existiert. Stellt ihr bei der Steuererklärung fest, dass ihr eine Nummer übersprungen habt, also auf Rechnung 1, 3 folgt, ist dies nicht weiter tragisch. Auch mir ist dies bereits passiert, als ich Rechnungen noch manuell geschrieben habe. Ich Schlüssel meine Gewinn und Verlustrechnung meist nach Rechnungen auf und habe hierbei dann für die Nummer den Vermerk "nicht existent" getätigt. Dies wurde auch immer so akzeptiert. 

Punkt 8 hat eine große Relevanz, für Kleinunternehmer. Da ihr, wie bereits gelernt, keine Steuer ausweist, müsst ihr vermerken, dass ihr von der Kleinunternehmer Regelung gebrauch macht. Ihr schreibt normal euere Rechnung und setzt am Ende einfach den Satz: 

„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Eure Rechnungen müsst ihr, im übrigen, 10 Jahre lang aufbewahren. Dies solltet ihr gewissenhaft machen, da das Finanzamt diese jederzeit von euch verlangen kann. Ich denke ich muss nicht gesondert erwähnen, dass es hier wenig spaßig wird, sollten dann Akten fehlen. Wenn ihr bereits wisst, dass ihr eher zu den bürokratischen Chaoten gehört, dann kauft euch eine Schachtel, in welche ihr erstmal alles reinschmeißt, was mit eurem Gewerbe im Zusammenhang steht. Es empfiehlt sich aber auch hier immer mal wieder in einem Ordnung ins Chaos zu bringen.

Wie bereits erwähnt, arbeite ich inzwischen mit einem online Rechnungsprogramm. Dabei nutze ich die Plattform Papierkram. Dies hat zum einen den Vorteil, dass ich nicht immer wieder verändernde Bestandteile (Datum, Nr.,...) selber ändern muss und auch gleich eine Kundendatenbank und meine Rechnungsposten abspeichern kann. Zudem kann ich direkt beim Kunden darauf zugreifen und die Rechnung erstellen, sobald eine Internetverbindung vorliegt (Tablet mit SIM-Karte ist hier ungemein praktisch). Dazu kann ich am Ende des Jahres mir einfach alle Rechnungen auf einmal drucken, ohne etwas suchen zu müssen. Ob manuell oder online, obliegt schlußendlich eurer Wahl. 

Excel hat bereis sehr gute Vorlagen für die Rechnungserstellung. Ich habe euch hierbei einmal eine Möglichkeit an den Kleinunternehmer Status angepasst, welche ihr euch downloaden könnt. 

Solltet ihr Steuern ausweisen, müsst ihr im entsprechenden Feld die Steuern und euren Steuersatz (wie bereits festgestellt meist 19% angeben um euren Bruttobetrag zu erhalten).

Viel Erfolg und bis morgen, wenn wir Besonderheiten auf Besonderheiten der Selbstständigkeit im Studentenstatus eingehen. 

Dateidownload Musterrechnung für Kleinunternehmer

Kleiner Zusatz: es kommt immer wieder einmal die Frage auf, wieviele Auftraggeber man haben sollte, um nicht als "Scheinselbstständig" zu gelten. Drei Auftraggeber müssen hier mindestens vorhanden sein, jedoch je mehr umso besser. Die Faustregel lautet seid ihr selbstständig oder könntet ihr diese Tätigkeit auch auf einem Angestelltenstatus durchführen. Hinzu kommen dinge wie: tragt ihr Unternehmerische Risiko, arbeitet ihr selbstbestimmend, ... Arbeitet ihr dementsprechend vorrangig für nur einen Auftraggeber, gilt dies wahrscheinlich nicht als selbstständig. Fragt im Zweifelsfall beim Finanzamt nach, um späteren Ärger zu vermeiden, da hier die Kontrollen in den letzten Jahren doch verschärft wurden. 

Sicherheitshinweis: Ich möchte darauf hinweisen, dass ich kein Steuerberater bin, sondern hier nur meine Herangehensweisen und bis dato vorhandenes Wissen wiederspiegel. Dies kann fehlerhaft oder Lücken aufweisen. Eine Haftung wird in keinem Fall übernommen.